Teams voor de redactie

Van de mail van Gerben:

Algemeen

We gaan met de hele redactie Teams als enige kanaal voor permanente communicatie gebruiken. Uiteindelijk zullen we Slack uitfaseren.

 In Teams kunnen we alles wat je ook in Slack kunt, zonder de beperkingen qua opslag en aantal gebruikers. En zonder dure upgrade naar een pro versie.  Nog een voordeel, iedereen met een bedrijfsaccount, heeft automatisch een Teams-account met de eigen inlog. Bovendien kunnen we in Teams – weten we inmiddels uit ervaring – heel goed in grotere of kleinere groepen, en individueel (video)bellen.

(NB: We gaan Teams op een later moment herinrichten zodat iedereen in alle groepen kan. Wordt een project. Voor nu gebruiken we de huidige Teams).

Betekent dat ook een einde van de whatsappgroepen? Nee, die kunnen prima ernaast blijven bestaan. Maar het is verstandig om die anders te  gebruiken,  daarover zo meer. Het vergt enige opvoeding en discipline van de eigen redactie, maar dan is het goed werkbaar.  En zeker helpend, ook in de zin dat het wat meer rust geeft voor iedereen.

En de mail? Als we Teams goed gebruiken, zal het mailverkeer enorm afnemen. Kun je  je mail wat gestructureerder bijhouden, door dat op vaste momenten te doen ipv de hele dag door (Tip!).  Mail wordt immers niet meer gebruikt voor de niet snelle communicatie.

Welke communicatie in Teams en wat in Whatsapp? 

TEAMS

Elke redactie heeft een “eigen team”, de chatfunctie van dat team is ideaal voor permanente communicatie. Alles wat je normaal zou vragen aan de chef, collega naast je, tik je nu in Teams. “Hoe laat mag dit verhaal online?” “Misschien een idee dat je die en die ook even belt” “Wil je het in de opening zetten”. Je kunt er ook eenvoudig bestanden mee delen.

Degene die de regie heeft op de redactie (meestal chef, plv) heeft Teams permanent open staan. Wie bezig is met andere dingen, een verhaal maken bijvoorbeeld, hoeft niet de hele communicatie te volgen. Iets teruglezen in Teams hoeft nooit. Wat geweest is, is geweest.

Spelregels Teams

– Je stapt in op het moment dat je iets te zeggen hebt, en weer uit als je je aandacht op iets anders richt
– Terugkijken in Teams kan maar hoeft niet, je stapt realtime in en weer uit
– Houd de communicatie zakelijk en kort
– Wil je iemand specifiek bereiken in de teamchat, doe je @naamcollega, dan krijg je een persoonlijke melding
– Een mededeling waarbij de hele groep een melding krijgt? @groepsnaam team (In het gooi bijvoorbeeld @DGE). Handig om de Team-naam heel kort te houden.
– Een op een overleggen, dan wel bellen via Teams is ook altijd een optie
– Handig: meld je in team-chat af als je even onbereikbaar bent of klaar voor die dag.
– Zet Teams ook op je mobiel, heb je exact dezelfde functionaliteiten.  Ook daar: gewoon inloggen met je Mediahuisinlog
microsoft Teams voor je iPhone kun je downloaden in de app store:
https://apps.apple.com/nl/app/microsoft-teams/id1113153706

COMMUNICATIE MET CENTRAAL: OOK VIA TEAMS

De communicatie met de centrale regie (we noemen hier voor het gemak: Rens), loopt via het Teams “chefs & plv overleg’’. De plek waarin we ’s morgens ook de tienuurvergadering doen. Alles wat aan Rens gemeld moet worden, graag in dat kanaal. Dat scheelt hem zeeën van tijd. Rens zal altijd in Teams als laatste bericht melden wanneer hij even pauzeert of “uit” staat. Dan weet je dat je even moet wachten op een reactie.  (Rens is niet langer bereikbaar via de vaste lijn).

De avondregisseur EK-team werkt ook in teams: Die is voor iedereen ’s avonds bereikbaar via zijn persoonlijke chat in Teams.

WHATSAPPGROEP

Waar Teams geschikt is voor “live communicatie” (overleg in het Nu, waarbij veel door de meesten niet gezien hoeft te worden), is de Whatsappgroep het podium voor communicatie die de hele groep wel aangaat. Boodschappen die iedereen moet zien. Ook iemand die pas twee uur later kijkt. Bijvoorbeeld: “Wie kan er dit weekend een dienst overnemen”. Of: “vergeet niet dat we vrijdag een borrel hebben”. Of: “We hebben NU iemand nodig die naar de brand hier en daar kan”.

Het is een veel indringender medium, omdat whatsapp zo onderdeel uitmaakt van ieders privéleven. Door de stroom daar in te dammen, en de snelle communicatie naar Teams over te brengen, ontstaat er meer rust als je even aan het werk bent. In Teams hoef je nl niet te kijken dan.

VERGEET NIET:  BELLEN BIJ HOGE URGENTIE

Nooit meer bellen? Uiteraard wel, via Teams of gewoon ouderwets. Maar beperk dat dat vooral in geval van hoge urgentie. Dus niet als je geen reactie krijgt binnen 30 seconden gelijk de telefoon grijpen.

Link naar de Microsoft handleiding van Teams